#김모(33·남)씨가 치과에서 임플란트 치료를 받은 후 장기출장 스케쥴로 인해 해외로 나가게 되었다. 출장 도중 김씨는 치과치료에 대한 보험금을 청구하기 위해서 치료확인서를 발급 받아야 한다는 보험사의 연락을 받았다. 김씨가 출장으로 인해 치과를 직접 내원하지 못하는 상황으로 치과에 전화를 해서 우편이나 팩스로 치료확인서 및 진료기록부를 요청했으나 병원에서는 요청한 서류를 발급해 주지 못했다. 병원에서 치료확인서 및 진료기록부를 발급하지 못한 이유는 무엇일까? 

치과에서는 진료기록과 관련하여 종종 난감한 때가 있다. 환자 본인이 아닌 타인이 진료기록 교부를 요청하거나 또는 환자가 병원에 직접 내원하지 않고 전화 등으로 진료기록부를 요청하는 경우다. 진료기록은 환자의 건강과 관련된 개인정보이며, 진료기록부 및 치료확인서는 환자 본인이 요구하면 언제든지 발급해줘야 하는 문서다.

하지만 환자의 동의 없이 다른 사람이 열람하거나 환자 본인이라 할지라도 신분 확인이 되지 않은 상태에서 서류를 발급해 주는 것은 환자 개인정보의 유출의 피해가 될 수 있으므로 주의가 필요하다.위의 사례에서 언급한 것과 같이 병원에서 치료확인서 및 진료기록부를 발급할 수 있는 절차는 어떻게 될까?

◇전화로 진료기록부 요청할 경우, 환자 신분확인 불확실해 발급할 수 없어

진료기록은 민감한 개인정보로 환자 본인의 신분 확인 절차 이후 발급이 가능하다. 환자의 진료기록이 포함된 문서라면 진료기록부 또는 치료확인서 어느 것이라도 본인의 동의에 의해서 발급되어야 한다.

위 사례의 경우, 김씨는 병원에 직접 내원하지 않고 전화상으로만 치료확인서 및 진료기록부 발급 요청을 했기 때문에 환자 본인에 대한 신분 확인을 정확히 확인하기 어렵다. 만약 이러한 상황에서 병원이 진료기록을 우편이나 팩스로 발급하였다가 개인 정보 누설 등의 피해가 발생한다면 그 병원은 법적 책임을 지게 될 수 있다.

되도록이면 환자가 직접 병원을 방문해 치료확인서 및 진료기록부 열람 및 발급을 요청하는 것이 좋다. 불가능할 경우 신분 확인이 불확실한 전화나 우편, 팩스 보다는 환자가 지정한 대리인이 직접 병원을 방문하여 발급하는 것이 필요하다.

◇진료기록부, 환자가 지정한 대리인이 발급받을 수 있는 방법은?

환자의 상황이 해외 출장, 군입대, 기타 거주 등의 이유로 환자 본인이 병원을 직접 방문하기 어려울 경우에는 가족이나 환자가 지정한 대리인을 통해 발급이 가능하다. 하지만 이러한 경우에도 환자 대리인의 신분 확인 절차가 필수적이다. 신분 확인 절차에 필요한 요건은 아래와 같다.(의료법 제21조 참조)

① 기록 열람이나 사본 발급을 요청하는 자의 신분증(주민등록증, 여권, 운전면허증 등 공공기관에서 발급한 신분증)

② 가족관계증명서, 주민등록표 등본 등 친족관계임을 확인 하는 서류(일반 대리인일 경우 위임장 첨부) ※환자의 형제·자매인 경우, 환자의 배우자 및 직계존속·비속, 배우자의 직계존속이 모두 없음을 증명하는 자료 제출

③ 환자가 자필 서명한 동의서(별지 제9호 2서식) ※단, 환자가 만 14세 미만의 미성년자인 경우 제외

④ 환자의 신분증 사본 ※단, 환자가 만 17세 미만으로 주민등록증이 발급되지 않은 경우 제외

진료기록은 환자 본인이 직접 요구하면 언제든지 열람 및 사본을 발급해 주어야 하지만 때로는 환자가 직접 내원할 수 없는 경우 본인의 정보임을 주장하며 의료기관에서 편의로 전화나 이메일 등으로 개인정보를 제공해주길 무리하게 요구할 때도 있다.

그러나 환자의 진료기록은 환자 본인의 중요한 개인정보이자 의무기록으로써 의료법상 보호되며 의료기관은 철저히 보관할 법적 의무가 있기 때문에 이에 따른 절차를 준수하여 환자의 개인정보가 유출되는 일이 없도록 해야 한다.

환자 본인의 상황으로 진료기록부 직접 수령이 어려울 경우, 위에 언급한 구비서류를 준비해 절차에 맞게 병원에 요청하는 것이 바람직하다.